Das Zero-Posteingangmodell ist ein Modell der E-Mail Verarbeitung. Dieses Modell ist aus einem Problem entstanden: überfüllte Posteingänge. Es kommt sehr oft vor, dass die Eingänge voller E-Mails sind, die man nicht unbedingt benötigt. Trotzdem sind in dieser Flut an Nachrichten auch wichtige Mails enthalten, die noch bearbeitet werden müssen. Dies führt dazu, dass man sich selbst nicht mehr zurechtfindet und E-Mails sehr oft suchen muss.
Daher gibt es das ZERO-Inbox-Modell! Grundlegend sagt es, dass jede E-Mail eine Aufgabe ist. Diese Aufgabe muss in einen bestimmten Status gebracht werden. Insgesamt gibt es vier Stati:
- gelesen/ungelesen
- archiviert
- zu erledigen
- gelöscht
So gut wie alle Stati sind selbsterklärend. Dennoch steht noch die Frage im Raum: Wann nimmt eine Mail diesen Zustand an? Und was sind die daraus folgenden Bedeutungen? Schauen wir sie uns dazu genauer an:
gelesen/ungelesen
Kommt eine neue E-Mail herein – wird sie automatisch als „ungelesen“ markiert. Sobald ich das erste Mal auf die Nachricht klicke und sie mir den Inhalt zeigt, verschwindet der „ungelesen“ Status und wird zu „gelesen“. Jeder kennt diese Funktion, oder hat sie schon einmal gesehen.
Bei Zero-Inbox wird das so gehandhabt: Nachrichten werden nur von der Person als gelesen markiert, für jene die Mail bestimmt ist. Konkret heißt das: Sollte eine Mail erscheinen – die nicht für mich bestimmt ist – leite ich sie entweder weiter oder (vorausgesetzt diese Person hat Zugriff auf das Postfach) halte ich sie als ungelesen.
Sollte ich sie weiterleiten, sind folgende Dinge zu beachten: ist mein Eingriff noch nötig? Oder ist die Aufgabe abgeschlossen? Sollte die Arbeit damit gemacht sein, archiviere ich sie; ansonsten halte ich sie in der Inbox.
archiviert
Oben haben wir schon von „archivieren“ gesprochen. Wenn eine Aufgabe in der Inbox erscheint, bleibt diese dort, bis sie bearbeitet ist. Im Beispiel einer Rechnung verweilt diese Nachricht so lange im Posteingang, bis sie bezahlt wurde.
Was passiert danach? Sie wird ins Archiv verschoben. Jeder Mailclient verfügt über diese Funktion. Eventuell muss sie nur in den Einstellungen aktiviert werden. Danach ist es möglich, mit einem Swipe oder einem Tastendruck die Nachricht zu archivieren.
Ganz einfach. Man muss sich nur die Frage stellen, ob bei dieser Nachricht noch die eigene Interaktion benötigt wird. Sollte dies der Fall sein (zum Beispiel wartet man noch auf eine Antwort) hält man sie im Eingang fest. Das hat den Vorteil, dass sie immer wieder aufscheint und man sich daran erinnert.
zu erledingen
Aufgaben, die noch zu bearbeiten sind, verweilen bis zu ihrer Archivierung im Posteingang. Jetzt, jedes Mal – wenn man seinen Posteingang öffnet – sieht man die zu erledigen Aufgaben.
gelöscht
Was hier mit der Aufgabe passieren sollte, lässt sich selbst erkennen. Die Nachricht wird gelöscht. Das können beispielsweise nicht benötigte Newsletter, Benachrichtigungen, sinnlose Rundmails oder auch SPAM sein.
Wird die Aufgabe nicht mehr benötigt oder ist den Speicher nicht wert: löschen!
Regelmäßige Nachrichten überprüfen
So wie man es auch analog beim Postfach vor der Haustür macht, so soll es auch online passieren. Einmal am Tag schauen welche E-Mail hereingekommen sind gehört zur guten Praxis. So erinnert man sich auch die To-dos noch erledigen. Ein netter Nebeneffekt: Es lassen sich viel einfacher Nachrichten suchen!
Noch einige Hinweise
Was ist mit verschieben in verschiedenen Ordner? Also ein Ordner für Rechnungen, einen für Bestellungen usw.
Mit mehreren Ordnern entsteht – leider – wieder eine schlechte Übersicht und es kann zu Verwirrung kommen. Mich persönlich hat es mehr verunsichert als mir geholfen. Jeder soll aber seine eigene Strategie finden – wenn Du Dich mit Ordnern besser zurechtfindest, dann arbeite bitte damit.
Aber wie finde ich dann schnell eine alte Mail?
Das habe ich mich auch damals gefragt: Was tun, wenn ich eine – bereits archivierte – Nachricht wieder benötige? Die Antwort ist ganz einfach und fast schon frech: suchen; persönlich habe ich herausgefunden, dass die Suchfunktion der modernen Mail-Clients sehr ausgeprägt ist. Man kommt sehr schnell zu einem Ergebnis. Dadurch dass es jetzt nur noch einen Ordner mit allen Nachrichten gibt, vereinfacht dies die Suche umso mehr! Man muss nicht mehr einzeln jeden Ordner durchsuchen, um die Mahnung des Kühlschrankes zu finden. Eine einfache Suche im Archiv-Ordner reicht!
So nutze ich es.
Ich möchte noch einmal darauf hinweisen, dass ich lange gebraucht habe, die richtige Praxis anzuwenden und den besten Weg für mich zu finden. Keiner soll gezwungen werden, das System 1:1 zu übernehmen. Jeder soll seinen Weg finden! Wenn dieser Weg ein Posteingang mit 1024 ungelesenen Nachrichten sein soll, dann möchte ich niemanden daran hindern. Es soll nur ermutigen, vielleicht eine andere Methode in Betracht zu ziehen. Ein Ausprobieren hat noch keinem geschadet.